Tecnología
Trucos para Zoom que tenés que conocer
Zoom es una apps muy útil para el trabajo y la educación, en esta nota queremos mostrarte algunas de sus herramientas para sacarle aún más provecho.
Zoom es una apps muy útil para el trabajo y la educación, en esta nota queremos mostrarte algunas de sus herramientas para sacarle aún más provecho.
Las actividades profesionales y educativas de muchas personas, y también nuestra vida social, han pasado a depender de las videollamadas de un día para otro. Las grandes compañías lo saben: Zoom se actualiza cada dos por tres con novedades; Google Meet ahora es gratis; Skype lo ha puesto mucho más fácil para llamar por vídeo; y un sinfín de ejemplos.
Zoom ha convertido en la opción favorita de muchos durante la cuarentena. Es fácil de usar, permite organizar reuniones de forma simple, e incluso ofrece soporte en navegadores y apps de smartphone, para que no tengamos que instalar programas en el ordenador si no queremos.
Vamos a conocer alguna de sus herramientas:
- SALAS DE ESPERA
Zoom ha tenido algunos problemas en los últimos meses, y uno de los más serios es que es relativamente fácil colarse en las reuniones de otras personas. Cada reunión tiene asignada una URL, pero son URLs estándar, y entre la de una reunión y otra solo varían unos dígitos al final de la misma.
Por eso, probando números al azar, puede darse el caso de que alguien se cuele en una reunión. Pero Zoom tiene una herramienta muy práctica para evitar que esto ocurra: las salas de espera
Con las salas de espera, el organizador de la reunión controla totalmente quién puede unirse. Cada persona que intente entrar en la reunión tendrá que esperar en la sala de espera hasta que el organizador apruebe o rechace la solicitud.
Para usar esta opción, inicia sesión en la web de Zoom. En la sección de Configuración tendrás que habilitar la opción de Salas de espera. Una vez que hagas esto, podrás establecer salas de espera en cualquier reunión que organices.
2) CALENDARIZA TUS REUNIONES
Siempre conviene agendar las reuniones y es probable que uses alguna aplicación para organizarte. La mayoría tenemos cuentas de correo de Gmail, así que Google Calendar es una buena opción para ello.
¿Sabias que hay un complemento oficial para que tu cuenta de Google y de Zoom estén sincronizadas?. Está disponible para descargar aquí, y te permite gestionar todas tus reuniones de Zoom desde Google Calendar.
Puedes usar el complemento desde tu ordenador o tu smartphone, y además de enviarte recordatorios de cada reunión, también podrás programar las reuniones y hacer cambios en las mismas desde el calendario de Google.
3. FONDO VIRTUAL
A veces necesitas hacer una videollamada pero por cualquier razón, no quieres que se vea lo que tienes detrás. Sea cual sea el motivo, no hace falta que te compliques la vida, Zoom tiene una opción para cubrir aquello que hay detrás de ti.
En las opciones de Configuración de Zoom hay una sección llamada Fondo virtual. Esta herramienta recortará tu imagen en directo y cubrirá el fondo con una imagen o con un vídeo.
Puedes usar uno de los fondos prediseñados, o añadir tú el que prefieras subiendo el archivo de imagen o vídeo desde tu ordenador. Así, si no quieres usar nada llamativo, puedes subir una imagen de color sólido.
4. MEJORA TU ASPECTO
Otra funcionalidad de Zoom relacionada con la cámara, es que te ayuda a mejorar considerablemente la imagen que captura tu webcam y te permitirá aparecer con mejor aspecto.
Para aprovechar estas funciones, entra en la sección de Vídeo en la Configuración de Zoom. Entre todas las opciones de esta categoría, te interesan dos: “Habilitar HD” y “Retocar mi apariencia”.
La opción de “Habilitar HD” te permite usar vídeo de alta calidad, lo que dará un aspecto mucho más profesional a la imagen que captura tu webcam. Aunque por supuesto, la calidad de imagen depende sobre todo de la cámara en sí.
Y con “Retocar mi apariencia” Zoom aplicará un filtro al vídeo en directo. Si no te has arreglado para la videollamada, puede ser muy práctico: esta herramienta hace que la piel se vea uniforme y disimula imperfecciones.
5. SILENCIAR MICROFONO Y ACTIVACION RAPIDA
Silenciar el micrófono es una norma de cortesía básica en cualquier reunión online. Evita que los demás participantes tengan que oír ruido innecesario durante la conversación, y también puede evitarte momentos incómodos.
Precisamente por eso, muchos programas de reuniones silencian por defecto los micrófonos nada más entrar a la llamada. Es lo más práctico, ya que evita que haya descuidos con el audio por parte de cualquier usuario.
Pero cuando te toca hablar y estas silenciado, puedes tardar más de la cuenta en activar el micrófono si no estabas totalmente atento a la conversación. Para que no entres en pánico intentando reactivar tu audio, Zoom te lo pone fácil.
Con la ventana del programa seleccionada, mantén presionada la barra espaciadora y tu micrófono se activará. Permanecerá activo siempre y cuando mantengas esa tecla pulsada, lo cual para intervenciones rápidas es muy buena solución.
Y si necesitas hablar durante un buen rato, simplemente pulsa Alt y la letra A al mismo tiempo en tu teclado. Esto hará que el micrófono se active completamente, sin necesidad de que mantengas nada presionado.
6. MODO PIZARRA
Una función no tan conocida es la posibilidad de usar una pizarra virtual, y que esta sea visible para todas las personas presentes en la llamada. Y esta opción está disponible tanto en la versión de escritorio como en la app.
Simplemente haz click en el botón de compartir pantalla, y entre las opciones disponibles aparecerá la de compartir una pizarra blanca. Junto a la pizarra aparecerán diversas herramientas de dibujo y escritura, para que puedas usarla del modo que más te convenga.
Además, puedes añadir páginas a la pizarra, de modo que no hace falta borrar lo previo si te quedas sin espacio. Y para evitar problemas, solo la persona que ha creado la pizarra puede escribir en ella, y crear o eliminar páginas.
7. SALAS PARA GRUPOS
Ya sea una reunión de trabajo, estudios u ocio, a veces necesitas que las personas que asisten discutan en grupos más reducidos algún tema concreto. Pero parar la reunión y organizarla de nuevo después para que puedan llevarse a cabo esas discusiones por grupos no es lo más óptimo.
No obstante, entre las opciones de Zoom tienes una herramienta que simplifica esas situaciones. Las salas para grupos permiten que el administrador de la reunión divida a la gente en grupos, antes de que empiece la llamada o mientras dure la misma.
En cualquier momento de la reunión puedes dirigir a la gente a las salas de grupos, y cuando hayan terminado la conversación, se incorporarán de nuevo a la reunión general sin complicaciones.
Para habilitar esta opción tendrás que entrar en la sección de configuración en la página web de Zoom. Simplemente activa la opción de “Sala para grupos”, y una vez hecho esto tendrás la opción de crear grupos con diferentes participantes en cada reunión.
8. REUNIONES RECURRENTES
Si estás teniendo que programar reuniones que se repiten en un periodo de tiempo específico y en las que participan siempre las mismas personas, probablemente te resulte un tanto tedioso tener que configurar las mismas reuniones una y otra vez.
Pero si revisas bien las distintas opciones de Zoom, es posible ahorrarte ese paso, haciendo que las reuniones sean recurrentes. Cuando vayas a programar una reunión en el portal de Zoom, selecciona la casilla de “Reuniones recurrentes” y aparecerá una ventana emergente en la que podrás establecer los parámetros concretos.
Podrás establecer con qué frecuencia ocurre esa reunión, y la fecha y hora exactas en las que debe llevarse a cabo. También podrás fijar una fecha final para esas reuniones recurrentes, por lo que ni siquiera tendrás que cancelarlas manualmente.
Una vez que hayas programado todo, la URL y la configuración de la reunión serán siempre las mismas, por lo que todo el mundo podrá unirse sin que tengas que preocuparte de configurar nada o reenviar el enlace.
9.CONTROL DE ORDENADORES EN MODO REMOTO
Puede darse el caso de que necesites ayudar a otra persona a distancia, o que tengas que realizar alguna tarea en su ordenador de forma remota. Y como en tantos otros casos, Zoom te da la posibilidad de hacer todo esto sin necesidad de descargar otros programas.
La opción de control remoto, que suele está activada por defecto en las opciones de Configuración de la web de Zoom, permite que un usuario le de permiso a otro para controlar lo que aparece en su pantalla.
Esto incluye todo el escritorio, y también las aplicaciones o programas del ordenador. E incluso puedes reiniciar el ordenador del otro usuario remotamente. El dueño del ordenador siempre tendrá que aceptar manualmente estas operaciones, así que no debería haber problemas de seguridad.
Para que podáis usar esta característica, tendréis que iniciar una sesión de soporte remoto. Dentro de la misma tendréis la opción de controlar, como hemos mencionado antes, el escritorio y los programas.
10. TRANSCRIPCIONES DE AUDIO
En Zoom tienes la posibilidad de grabar las reuniones para que puedas consultar de nuevo todo lo que se ha hablado. Pero el problema de las grabaciones es que a menos que sepas el momento exacto en el que se ha discutido algo, tardarás bastante en encontrar las partes de la conversación que te interesan.
Por suerte, hay otra herramienta dentro de Zoom que te permite repasar reuniones de modo mucho más eficiente: las transcripciones. En los ajustes de Grabaciones en la Nube, puedes activar las transcripciones de audio para que Zoom transcriba todo lo que se ha hablado en la reunión.
Así, cada vez que grabes una videollamada, Zoom guardará en tu cuenta no solo el archivo de vídeo y audio con lo que mostraba la pantalla en la reunión, y con la webcam de los usuarios, sino que además tendrás un archivo de texto con todo lo que se ha hablado. Y si hay errores en la transcripción, puedes editar el texto manualmente para corregirlo.
De ese modo, si necesitas encontrar algo rápidamente, puedes buscar en el texto con palabras clave que sepas que se usaron en esa parte de la reunión. Y si estás consultando la transcripción desde la web de Zoom, puedes saltar directamente a esa parte de la reunión en el vídeo si haces click sobre la sección de la transcripción que corresponde.